2024年1月から、2021年度に改正された電子帳簿保存法が全面実施されます。
この法律改正の内容には「任意」のものと「強制」のものがあり、「強制」である「電子取引」についてはすべての事業者の方が対応する必要があります。
ここでは、「電子取引」に絞って最低限対応しないといけない内容をまとめます。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿・決算関係書類・取引先とやりとりした請求書・領収書などの書類を、データで保存するためのルールを定めた法律です。内容は以下の３つに分けられます。
①電子取引
②電子帳簿・電子書類（会計ソフトで作成した帳簿等を電子データのまま保存したい）
③スキャナ保存（紙の請求書等をスキャナで取り込んで画像データで保存したい）
このうち②③は任意ですので、対応する必要はありません。
最低限対応しないといけないのは、①電子取引のみになります。
電子取引とは？
法律改正により、2024年1月以降はメールやウェブ上でやりとりした電子ファイル（電子取引データ）を、データのまま、要件を満たした方法で保存することが義務付けられます。「紙でもらったものは紙のままでもいいけど、データでもらったものはデータのまま保存してね」ということですね。
例えば以下のようなものが電子取引データに該当します。
・メール添付で交付・受領した請求書
・ウェブサイト上でダウンロードした領収書
・スマホアプリ決済の利用明細
・クレジットカードの明細
・インターネットバンキングの振り込みに関する取引情報
電子取引データ保存への対応方法
以下の2つの要件を満たしてデータを保存する必要があります。
ⓐ改ざん防止措置
改ざん防止のための事務処理規程を定めて守ることで対応できます。
→事務処理規程のサンプルが国税庁から公表されています。
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word/18KB）
ⓑ検索機能の確保
「日付・金額・取引先」で検索できるようにする要件です。システムを導入していなくても、以下のような方法で検索機能を確保できます。
ファイル名に「日付・金額・取引先」を入力し、事業年度別・月別など特定のフォルダに集約し、フォルダの検索機能により検索できるようにします。 例：20240228_330,000_国税工務店㈱.pdf
→保存はクラウドフォルダをお勧めします。
→freeeをご利用の方は、ファイル添付（ファイルボックスへの保存）で対応も可能です。
緩和措置
以下の要件に当てはまる方については、緩和措置があります。
【2課税年度前の売上高が5,000万円以下
or 電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理している】
⇒ⓑ検索機能確保は不要。ⓐ改ざん防止措置およびデータ保存は必要です。
ファイル名の変更は必要なく、そのまま保存しておけば大丈夫です。
【対応できない相当の理由（人出不足、システム整備が間に合わない等）がある場合】
⇒データを保存しつつ、プリントアウトした書面を渡せるようにしておくことで、ⓐ改ざん防止措 置及びⓑ検索機能確保のいずれも不要になります。
【参考】